Digitaal Wedstrijdblad - Info Clubs
Het digitale wedstrijdblad voorbereiden en gebruiken
Om het digitale wedstrijdblad correct te kunnen invullen, moet de club vooraf een aantal zaken in orde brengen in Clubee. Vooral de samenstelling van de competitiegroepen is belangrijk: alleen wanneer spelers en stafleden correct aan hun ploeg gekoppeld zijn, kunnen zij op het wedstrijdblad worden geselecteerd.
Op deze pagina leggen we stap voor stap uit wat de clubsecretaris moet voorbereiden, hoe je toegang krijgt tot het digitale wedstrijdblad en hoe je het tijdens een wedstrijd gebruikt.
- Controleer de (competitie)groepen in Clubee
Binnen het ledenbeheer van Clubee werkt je club met verschillende groepen. Voor iedere ploeg die aan een competitie deelneemt, moet er een bijbehorende competitiegroep bestaan.
Zorg ervoor dat iedere competitiegroep volledig en actueel is:
- Voeg alle spelers toe die voor de ploeg mogen uitkomen.
- Voeg ook de trainers en andere stafleden van de ploeg toe.
- Controleer of iedere persoon aan de juiste ploeg of ploegen gekoppeld is.
- Werk de groepen bij wanneer de samenstelling van een ploeg verandert.
Een lid kan aan meerdere competitiegroepen worden toegevoegd. Een jeugdspeler die ook bij de senioren speelt, moet bijvoorbeeld zowel aan de jeugdploeg als aan de seniorenploeg gekoppeld zijn.
Video – Spelers en trainers aan een competitiegroep toevoegen
- Spelers of stafleden van een andere club
Soms neemt iemand aan de wedstrijden van jouw ploeg deel terwijl die persoon officieel bij een andere club is aangesloten. Dat kan onder meer voorkomen bij:
- een speler met dubbel speelrecht;
- een samengestelde ploeg van twee of meer clubs;
- een trainer, kinesist of ander staflid van een andere club.
Deze personen kunnen niet zomaar manueel aan het wedstrijdblad worden toegevoegd zoals bij het vorige platform. Deze personen dien een statuut ‘Double License Player’ of ‘Double License Non Player’ krijgen. Enkel de federatie kan deze statuten toekennen.
De club kan hiervoor een mail sturen naar de federatie. Pas nadat de aanvraag is goedgekeurd en administratief verwerkt, kan de persoon correct aan de ploeg worden gekoppeld en op het wedstrijdblad verschijnen. De wachttijd is dezelfde als bij het aanvragne van een nieuwe aansluiting.
Belangrijk: regel deze aanvragen ruim vóór de eerste wedstrijd. Zo vermijd je dat een speler of staflid op de wedstrijddag niet geselecteerd kan worden.
- Aanmelden op het digitale wedstrijdblad
De manier waarop gebruikers zich op het digitale wedstrijdblad aanmelden, verandert. Bij Big Captain was er eigenlijk geen login nodig, maar wel een wedstrijdcode. Dit verandert, want nu is er wel een login nodig door een persoon met de juiste admin rechten, namelijk “Game Sheet Manager”. De “Superadmin” van de club kan deze rechten toekennen aan meerdere personen. Zorg er daarom voor dat de personen die binnen je club wedstrijdbladen invullen, vooraf weten hoe de nieuwe aanmeldprocedure werkt.
Laat hen niet wachten tot vlak voor de wedstrijd, maar vraag om de toegang tijdig te testen.
Video – Toegang verlenen tot het digitale wedstrijdblad
- Het wedstrijdblad invullen en gebruiken
Wanneer de competitiegroepen correct zijn samengesteld en de gebruiker over de nodige toegangsrechten beschikt, kan het digitale wedstrijdblad worden ingevuld.
Controleer vóór de wedstrijd of alle spelers en stafleden zichtbaar zijn. Doe dit bij voorkeur voldoende op voorhand, zodat eventuele problemen nog kunnen worden opgelost.
Net zoals vroeger zullen alle tafelofficials een opleiding/bijscholing moeten volgen. Hiervoor verwijzen we naar het de pagina over het aanmelden van tafelofficials.
Video 3 – Het digitale wedstrijdblad invullen (video wordt ASAP toegevoegd)
Veelgestelde vragen
Een speler/staflid is niet zichtbaar op het wedstrijdblad. Wat moet ik doen?
Enkel personen binnen de club met een “Super Admin” of “Boardmember” rechten kunnen dit nog aanpassen. Het is aan de club/clubsecretaris vrij om extra rechten aan meerdere gebruikers toe te kennen indien in geval van nood een correctie moet gebeuren.
Ik heb geen rechten om het wedstrijdblad in te vullen. Wat moet ik doen?
Zorg dat je iemand in de club vindt met de rechten “Super Admin”, “Boardmember” of “Game Sheet Manager” en vraag hen om aan te melden bij Clubee.
Ik kan me niet aanmelden. Wat moet ik doen?
Controleer of je de juiste aanmeldmethode en het juiste account gebruikt. Raadpleeg ook de video over de nieuwe aanmeldprocedure. Probeer de toegang bij voorkeur al vóór de wedstrijddag.
Werkt het aanmelden nog steeds niet?
Een speler komt voor meerdere ploegen uit. Waar moet ik die toevoegen?
Voeg de speler toe aan iedere competitiegroep waarvoor die speelgerechtigd is. Een jeugdspeler die ook bij de senioren uitkomt, moet dus zowel aan de jeugdploeg als aan de seniorenploeg gekoppeld zijn.
Wanneer moeten de competitiegroepen in orde zijn?
Maak de groepen vóór de start van de competitie volledig. Controleer ze eventueel daarna opnieuw vóór iedere wedstrijd en werk ze meteen bij wanneer de ploeg of staf verandert. Communiceer ook deze nieuwe manier van werken aan alle trainers en betrokkenen zodat ze niet voor verrassingen komen te staan.
Kan ik iemand die bij een andere club is aangesloten zelf toevoegen?
Neen. Wanneer iemand officieel bij een andere club is aangesloten, is eerst een aanvraag en goedkeuring van de federatie nodig. Neem onmiddellijk contact op via mail met het secretariaat van de VHV. Er geldt eenzelfde wachttijd als voor het aanvragen van nieuwe licenties.
Ik wil een nieuwe jeugdspeler laten meespelen zonder aansluiting, kan dat?
Een jeugdspeler mag net zoals vroeger maximaal 3x deelnemen aan een wedstrijd zonder te zijn aangesloten. In dat geval moet de speler vermeld worden bij de opmerkingen met zijn geboortedatum. De speler zal niet kunnen worden toegevoegd zoals de andere spelers. Deze maatregel kan enkel bij J(M)12 en J(M)14 bij de regionale competitie, niet bij de VHV competitie.