Handleiding clubsecretarissen

 

HANDLEIDING CLUBSECRETARISSEN

De clubsecretaris is de officiële vertegenwoordiger van de club en verzorgt de band tussen de club en de hogere instanties binnen de federatie (regiobestuur, VHV, KBHB, EHF, IHF). Als zodanig is deze functie dan ook zeer belangrijk. Hij/zij is de enige die de officiële communicatie tussen de club en de federatie verzorgt en dit in beide richtingen. Het is dan ook noodzakelijk dat hij/zij over een werkend emailadres beschikt.

Alleen de documenten getekend door de secretaris of verzonden via het officiële emailadres van de club, worden door de VHV als geldig aanvaard.

Elke secretaris is genoodzaakt het verschil te kennen tussen KBHB (nationale reeksen), VHV (liga reeksen) en regio (provinciaal gebonden reeksen).

Samen met de clubvoorzitter en de penningmeester is hij verantwoordelijk voor de financiële situatie van de club.

Handbal 7 is het officiële orgaan van de VHV. Daarin worden alle belangrijke publicaties gedaan. Het wordt aan de secretaris verstuurd, zodat hij het eventueel kan verder verdelen binnen de club. Handbal7 is ook steeds via de website beschikbaar.

In het VHV reglement (artikel 1.1.2 “de clubs”) vind je alles terug ivm de zaken die betrekking hebben op de werking van de clubs mbt de federatie.

Hieronder wordt een duidelijk overzicht gegeven per maand van de verschillende taken die door de clubsecretaris dienen uitgevoerd te worden doorheen het verloop van een handbalseizoen:

AUGUSTUS

15/aug :voorraad nakijken van wedstrijdformulieren en deze bijbestellen indien nodig via mail aan info@handbal.be

15/aug: de thuiswedstrijden van de competitieploegen dienen ingepland en doorgestuurd te worden aan de betreffende secretariaten

voor de VHV-competitie aan info@handbal.be

voor de regio Oost-West (Oost en West-Vlaanderen) aan gmoeyersoons@gmail.com

voor de regio AVB (Antwerpen en Vlaams Brabant) aan francois.boeren14@gmail.com

voor de regio Limburg aan secretariaat@handballimburg.be

31/aug: nakijken van het ledenbestand en dit updaten via de VHV database; wijzigingen of ontslagen worden best doorgegeven voor 01/09 (omwille van kwartaalafrekening) via info@handbal.be.  Gebruik hiervoor volgend formulier: Ontslagformulier clubs

 

SEPTEMBER

eind september: eerste kwartaalafrekening van VHV nakijken op juistheid en aan penningmeester van club doorgeven ter betaling: Info kwartaalafrekeningen

NOVEMBER

eind november: deadline voor het ingeven van de verschillende luiken ivm het JeugdSportFonds via het doorgestuurde excel document

 

DECEMBER                      

rond 15 december: aanwezigheid op de Buitengewone Algemene Vergadering

31/dec: insturen van de facturen ter verantwoording van de gemaakte kosten voor de jeugdwerking voor valideren van de subsidie van het JeugdSportFonds via jeugdsportfonds@handbal.be   

31/dec: ledenbestand nogmaals nakijken en updaten waar nodig omwille van 2de kwartaalafrekening in januari, wijzigingen of ontslagen worden best voor 01/01 doorgegeven via info@handbal.be   Gebruik hiervoor volgende formulier: Ontslagformulier clubs

31/dec: deadline voor het aanvragen van internationale transfers via mail aan info@handbal.be   Gebruik hiervoor volgend formulier: Aanvraagformulier internationale transfert

                             

JANUARI              

31/jan: 2de kwartaalafrekening van VHV nakijken op juistheid en aan penningmeester van club doorgeven ter betaling: Info kwartaalafrekeningen

                             

FEBRUARI                          

15/feb: de thuiswedstrijden van de nacompetitie dienen ingepland en doorgestuurd te worden aan de betreffende secretariaten

voor de VHV-competitie aan info@handbal.be

voor de regio Oost-West (Oost en West-Vlaanderen) aan gmoeyersoons@gmail.com

voor de regio AVB (Antwerpen en Vlaams Brabant) aan francois.boeren14@gmail.com

voor de regio Limburg aan secretariaat@handballimburg.be

                            

APRIL                  

30/april: ledenbestand nogmaals nakijken en updaten waar nodig omwille van 3de kwartaalafrekening  in mei, wijzingen of ontslagen worden best voor 01/05 doorgegeven via info@handbal.be  Gebruik hiervoor volgend formulier: Ontslagformulier clubs

                             

MEI       

Van 1 tot en met 31 mei kunnen spelers/speelsters zelf ontslag door aangetekende schrijven naar de clubsecretaris en het VHV secretariaat via volgend formulier: Ontslagformulier spelers. Een niet-speler/scheidsrechter kan altijd ontslag nemen via Ontslagformulier niet-speler         

20/mei: deadline voor de inschrijving van de club voor het nieuwe seizoen via info@handbal.be  Het formulier wordt tijdig per mail bezorgd.

20/mei: deadline voor de inschrijving van de ploegen voor het nieuwe seizoen via het platform: Instructiefilmpje inschrijven ploegen

rond 25 mei: aanwezigheid op de Algemene Vergadering

                             

JUNI                  

20/juni: deadline voor het  ingeven van de uren en de sporthallen voor de thuiswedstrijden per ploeg via info@handbal.be

 

JULI                      

31/juli: deadline voor het ingeven van wijzigingen : ingeschreven ploegen, gegevens per ploeg (sporthal, kleuren, trainer,…), clubbestuur,…via info@handbal.be

 

 

TAKEN doorheen het jaar

Er zijn een aantal taken die door de clubsecretaris moeten worden uitgevoerd doorheen het jaar wanneer nodig zoals:

 

  • doorsturen van de uitslagen en wedstrijdbladen van de wedstrijden aan de betreffende verantwoordelijk

Info doorsturen uitslagen/wedstrijdbladen naar VHV

Info doorsturen uitslagen/wedstrijdbladen regio AVB

Info doorsturen uitslagen/wedstrijdbladen regio Oost-West

Info doorsturen uitslagen/wedstrijdbladen regio Limburg

  • doorgeven van forfaits wanneer deze zich voordoen aan de tegenspelers maar ook aan het betreffende secretariaat

 

 

  • schorsing van spelers/speelsters uit de club opvolgen

 

  

 

  • doorgeven van informatie vanuit VHV- of regiobestuur aan mogelijke betrokkenen binnen de club

 

  • aanvragen van nieuwe wedstrijdbladen wanneer nodig via mail aan  info@handbal.be 

 

  • indienen van het formulier 'bestuurswijziging' wanneer er zich een bestuurswijziging voordoet binnen de club dat ondertekend wordt door de 3 'oude' en 'nieuwe' officiële bestuursleden via mail aan info@handbal.be  Gebruik hiervoor volgend formulier: Bestuurswijziging

 

  • aangeven van ongevallen aan onze verzekeraar via online-platform: Extranet Ethias

 

 

  • Nieuwe leden registreren zich online via: platform.handbal.be/login,  de clubsecretaris bevestigd dan vooraleer ze ook daadwerkelijk als nieuw lid door de VHV kunnen worden geregistreerd.  Om de nieuwe leden te ondersteunen zijn 2 korte handleidingen beschikbaar:

Info aansluiting voor kandidaat leden die voorheen al bij een andere club waren aangesloten

Info aansluiting voor nieuwe leden die voor het eerst aansluiten bij een handbalclub

  

  • Vanaf 14 jaar en ten laatste voor de 16de verjaardag dienen jeugdspelers hun medische attest in orde te brengen: Model medisch attest, via een bezoek aan de dokter.  Dit dient bezorgt te worden via mail aan info@handbal.be.  Indien niet in orde op je 16de verjaardag ben je niet meer speelgerechtigd.

 

 

Allerlei nuttige documenten

 

Reglement Vlaamse Handbalvereniging

Reglement Belgische Handbalbond

Aanvullend reglement VHV jeugdcompetities

 

Blanco namenlijst VHV-nacompetitie J16

Blanco namenlijst VHV nacompetitie J18

 

Basishandleiding tafelzitter: Cursus tafelzitter  Beelden van de bijscholing: Online basiscursus tafelzitter 

Handleiding digitaal wedstrijdblad, Beelden van de bijscholing: Online uitleg digitaal wedstrijdblad

Een sporthal waar competitie gespeeld wordt dient gehomologeerd te worden: Minimumnormen homologatie sporthal, een aanvraag hiervoor kan je doen via mail naar info@handbal.be

Overzicht van de bijdragen clubs en boetes: Bijdragen en boetelijst

  

 

Aarzel niet om de federatie te contacteren bij vragen of indien je hulp nodig hebt: info@handbal.be

Veel succes en vooral veel handbalplezier)