OVER ONS :: VLAAMSE HANDBALVERENIGING :: GOED BESTUUR

GOED BESTUUR

“Goed bestuur is essentieel voor een federatie om te komen tot een goede werking”

 Op basis van een rapport van de KU Leuven heeft Sport Vlaanderen een code goed bestuur  in Vlaamse sportfederaties ontwikkeld in overleg met de Vlaamse Sportfederaties.

Deze code werd ontwikkeld om ‘Goed bestuur’ te implementeren en ze steunt op 3 grote peilers: Transpartantie, Democratie en Interne Verantwoording en Controle.

 

TRANSPARANTIE

De organisatie publiceert volgende documenten op haar website. Deze documenten zijn gemakkelijk terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.

Onder de rubriek Over Ons 

Onder de rubriek Publicaties – Reglementen en Statuten

 De website van de organisatie vermeldt de actuele samenstelling van het Bestuursorgaan en vermeldt voor elk lid van het Bestuursorgaan de start- en einddatum van het mandaat. Indien van toepassing vermeldt de website eveneens het aantal en de duurtijd van de voorgaande mandaten.

Onder de rubriek Over Ons 

 De organisatie rapporteert in het jaarverslag op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over volgende zaken.

  • De renumeratie van de leden van het Bestuursorgaan

Deze info is jaarlijks terug te vinden in het jaarverslag onder hoofdstuk 'Goed bestuur'.

  • De verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten.

Het register van belangenconflicten wordt gepubliceerd op onze website. De procedure is telkens opgenomen in het jaarverslag onder hoofdstuk 'Goed bestuur'.

 De organisatie rapporteert in het jaarverslag over het omgaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde en zachte indicatoren.

  • Het gedeelte over goed bestuur is jaarlijks opgenomen in het jaarverslag onder het hoofdstuk 'Goed bestuur'.

 De organisatie geeft aan welke bestuurswijzigingen in de afgelopen 12 maanden zijn doorgevoerd en welke wijzigingen worden gepland.

  • Deze info is jaarlijks terug te vinden in het jaarverslag onder het hoofdstuk 'Goed bestuur'.

  De website van de organisatie vermeldt basisinformatie over de aangesloten sportclubs.

  •  De organisatie publiceert op haar website het aantal aangesloten sportclubs via de website van speelhandbal.
  • De organisatie publiceert op haar website per aangesloten sportclub de volgende informatie: naam, website, adres en e-mail via een zoekfunctie op www.handballbelgium.be. De informatie van de clubs wordt automatisch gekoppeld aan de database en is dus altijd up-to-date.
  • De organisatie publiceert per aangesloten sportclub het competitieve en/of recreatieve sportaanbod. Dit kan je terugvinden zowel op speelhandbal waar het aanbod per club wordt vermeld alsook bij de zoekfunctie op www.handballbelgium.be waar je per club alle actieve teams kan terugvinden.

De website van de organisatie vermeldt de integrale inhoud en een samenvatting van de verzekeringspolissen die de organisatie afgesloten heeft voor haar sporters en andere belanghebbenden .

 

DEMOCRATIE

Het Bestuursorgaan stelt op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie de gewenste profielen van de leden van het Bestuursorgaan op. Die worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.

  • De gewenste profielen zijn opgenomen in het Charter Goed Bestuur . Deze profielen werden goedgekeurd door de Algemene Vergadering in mei 2022.

Het Bestuursorgaan legt de procedures vast voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De voorzitter van het Bestuursorgaan ziet toe op de correcte navolging van deze procedures.

  • Op de pagina Wie is wie kan je een bijlage terugvinden mbt de werking van het BO en de vergaderstructuur.
  • In onze statuten is een artikel 5.2 opgenomen mbt besluitvorming.

De organisatie bepaalt zowel voor het Bestuursorgaan als voor de Algemene Vergadering een gepast quorum.

De organisatie beperkt de mandaten van de leden van het Bestuursorgaan in de tijd en zorgt ervoor dat de maximale aaneengesloten zittingsperiode niet langer is dan 12 jaar.

De organisatie stelt een gestandaardiseerde introductieprocedure in voor nieuwe leden van het Bestuursorgaan zodat alle leden voldoende kennis hebben over de organisatie en haar omgeving.

  • Er bestaat een Checklist om ervoor de te zorgen dat de introductie van een nieuw lid in het BO goed verloopt.

De algemene vergadering vertegenwoordigt op directe manier of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de organisatie.

Binnen de grenzen van de organisatie bestaan geen zelfstandige of autonome (regionale) entiteiten die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de algemene vergadering en het Bestuursorgaan vastgestelde beleid.

  • In het intern reglement staat de werking van alle entiteiten toegelicht en welke bevoegdheid ze hebben. Dit is opgenomen onder hoofdstuk 1 van onze Interne Reglementen

 

 INTERNE VERANTWOORDING

De afbakening van taken en bevoegdheden tussen de organen van de organisatie wordt vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie.

De functie van voorzitter van het Bestuursorgaan en die van directeur worden niet gecumuleerd.

  • Dit is het geval voor de Vlaamse Handbalvereniging. Dries Boulet is secretaris-generaal en Bart Danhieux is voorzitter.
  • Op p.9 van de statuten dat de secretaris-generaal geen stemrecht heeft.

De organisatie legt in de statuten de onverenigbaarheden met lidmaatschap van het Bestuursorgaan vast.

Het Bestuursorgaan legt de aan de directie gedelegeerde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast in het huishoudelijk reglement.

Het Bestuursorgaan houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur.

 De algemene vergadering geeft haar goedkeuring aan het door het Bestuursorgaan voorgestelde meerjarenbeleid, met inbegrip van de missie en strategie, en de lange termijn financiële planning.

  • Het beleidsplan 2021-2024 werd toegelicht aan de BAV op 15/12/2020. Hierover werd niet gestemd in 2020, maar dit werd uiteindelijk voorzien op de BAV van 09/12/2021.
  • Het jaaractieplan 2023 en de begroting 2023 werden toegelicht en goedgekeurd op de BAV van 15 december 2022.

De organisatie heeft een onafhankelijk financieel of auditcomité dat door de algemene vergadering benoemd wordt. Het comité houdt toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

  • De Vlaamse Handbalvereniging heeft een Financiële Cel waarvan de werking is opgenomen in de interne reglementen.
  • Elk Algemene Vergadering worden er één of meerdere commissarissen aangeduid die een controle doen op de rekeningen van het lopende boekjaar.

 Het Bestuursorgaan evalueert op jaarlijkse basis haar eigen samenstelling en werking.

  • Zoals ook voorzien in de vaste vergaderstructuur organiseert het Bestuursorgaan een zelfevaluatie in juni. Dit valt samen met het eventueel herverdelen van taken of de (her)verkiezing van functies na de Algemene Vergadering.
  • Dit werd opgenomen in het verslag van het BO van juni.

Het Bestuursorgaan stelt een gedragscode op die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.

  • Er zijn deontologische codes voorzien. Deze zijn bezorgd aan alle nieuwe medewerkers, personeelsleden en leden van het bestuursorgaan:

De codes alsook het tuchtreglement rond grensoverschrijdend gedrag worden jaarlijks onder de aandacht van de clubs gebracht tijdens een van de AV en tijdens het Handbalsymposium. 

Het Bestuursorgaan stelt procedures inzake belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van het Bestuursorgaan